Privacy­verklaring

CleverConcept is gevestigd aan de Raad van Europalaan 41 te Delft en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95910913.

Wij leveren recruitmentmarketing, employer branding en recruitmentsoftware, waaronder het platform CleverTracker.

Vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je stellen via [email protected]. Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld; je kunt voor alle privacyvragen bij bovenstaand adres terecht.

Voor sommige verwerkingen zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld voor onze eigen acquisitie, onze websites, gebruikersaccounts en de beveiliging van ons platform.

Bij wervingscampagnes voor een klant verwerken wij kandidaatgegevens deels in opdracht van die klant en deels voor eigen doelen, zoals kwaliteitscontrole en de uitvoering van onze kandidaatgarantie. Over de precieze rolverdeling maken wij per klant afspraken in een verwerkers- of samenwerkingsovereenkomst.

Wij vragen kandidaten niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur) en verwerken die niet doelbewust voor selectie.

Voor onze eigen acquisitie verwerken wij gegevens van zakelijke contactpersonen bij bedrijven die mogelijk interesse hebben in onze dienstverlening.

Wij verzamelen deze gegevens uit openbare bronnen, zoals bedrijfswebsites, vacaturesites en openbare bedrijfsregisters. Wij kunnen deze gegevens aanvullen met informatie van gespecialiseerde dataleveranciers en bewaren ze in ons CRM. Wij gebruiken deze gegevens om bedrijven telefonisch of per e-mail te benaderen over onze dienstverlening.

De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang om nieuwe klanten te werven. Wij verwerken in dit kader alleen gegevens in een zakelijke context en geen bijzondere persoonsgegevens.

Een contactpersoon kan op elk moment bezwaar maken tegen deze benadering of vragen om verwijdering uit ons bestand, via [email protected]. Wij verwerken zo’n verzoek en benaderen de betrokkene daarna niet opnieuw.

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• sollicitaties en kandidaten te beheren;
• wervingscampagnes voor klanten uit te voeren;
• met kandidaten te communiceren;
• onze eigen dienstverlening aan te bieden en nieuwe klanten te benaderen;
• toegang tot het platform mogelijk te maken;
• onze diensten te beveiligen en misbruik te voorkomen;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij gebruiken kandidaatgegevens niet voor algemene marketing of toekomstige vacatures, tenzij daar afzonderlijk toestemming voor wordt gevraagd.

Afhankelijk van de situatie baseren wij ons op:

• de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld klantcampagnes en platformaccounts);
• precontractuele maatregelen (het sollicitatieproces);
• toestemming (bijvoorbeeld voor WhatsApp-communicatie waar wij die vragen);
• gerechtvaardigd belang (eigen acquisitie, beveiliging en fraudepreventie);
• wettelijke verplichtingen (administratie en opt-outregistratie).

Voor WhatsApp-communicatie over een sollicitatie vragen wij waar mogelijk vooraf toestemming. Kandidaten kunnen zich op elk moment afmelden door “STOP” te sturen.

Wij schakelen externe dienstverleners in voor zaken als hosting, opslag, communicatie, formulieren, ons CRM en beveiliging. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is voor hun functie, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Een actueel overzicht van onze belangrijkste dienstverleners staat in sectie 11. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, treffen wij passende maatregelen, zoals Standard Contractual Clauses of het kiezen van een Europese verwerkingsregio waar dat beschikbaar is.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig.

Kandidaatgegevens

Bewaren wij gedurende een campagne en tot maximaal 3 maanden daarna, waarna wij ze verwijderen of anonimiseren, tenzij langere bewaring nodig is vanwege een wettelijke plicht, een geschil of een opt-outregistratie.

WhatsApp-berichten

Bewaren wij korter, in beginsel tot ongeveer een maand na afronding van de campagne.

Prospectgegevens

Bewaren wij zolang een bedrijf relevant is voor onze acquisitie, of korter wanneer iemand bezwaar maakt.

Gebruikersaccounts

Bewaren wij zolang de gebruiker toegang nodig heeft.

Technische logs

Bewaren wij kortdurend, conform ons interne beveiligingsbeleid.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, rolgebaseerde toegang, scheiding van klantgegevens, afgeschermde toegang tot cv’s en bijlagen, controle op uploads en logging van belangrijke handelingen.

Onze websites en CleverTracker gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site en het platform te laten werken, zoals een sessiecookie om je ingelogd te houden. Hiervoor is geen toestemming vereist. Wij gebruiken geen marketing- of trackingcookies. Als wij die in de toekomst toevoegen, vragen wij waar nodig toestemming.

Wij werken met externe dienstverleners voor onder meer de volgende functies:

• hosting en infrastructuur;
• databases en bestandsopslag;
• communicatiediensten, waaronder berichtgeving via WhatsApp;
• online formulieren voor sollicitaties;
• foutmonitoring en beveiliging van uploads;
• een CRM-systeem voor onze eigen acquisitie.

Wij delen met deze partijen alleen de gegevens die zij nodig hebben voor hun functie, op basis van een verwerkersovereenkomst. Een overzicht van de concrete dienstverleners en de waarborgen voor doorgifte buiten de EER delen wij desgevraagd met klanten via de verwerkersovereenkomst.

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking;
• recht van bezwaar;
• recht op dataportabiliteit;
• recht om toestemming in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar [email protected]. Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen en kunnen die termijn bij complexe verzoeken met maximaal 60 dagen verlengen. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen.

Verwerken wij gegevens namens een klant, dan stemmen wij een verzoek waar nodig met die klant af. Staan gegevens ook in systemen die de klant zelf beheert, dan is de klant verantwoordelijk voor verwijdering daarin.

Heb je een klacht over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan contact op via [email protected]. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op cleverconcept.nl/privacy.